Etusivu / Projektin vetovastuu

Milloin kasvuyhtiö tarvitsee ulkopuolisen projektinvetäjän?

Projekti ilman omistajaa ei etene, vaikka kaikki tekisivät oman osuutensa kunnolla. Olen Richard Roos, ja olen ollut projektinvetovastuussa Jyväskylän yliopiston IT-osastolla. Se on ympäristö, jossa tekniikka, budjetti ja monta eri intressiä ovat samassa huoneessa yhtä aikaa.

Mistä tunnistaa, ettei projektilla ole omistajaa?

Neljä merkkiä toistuu tilanteesta toiseen:

• päätökset odottavat aina seuraavaa palaveria, koska kukaan ei ole valtuutettu tekemään niitä yksin
• aikataulu siirtyy kahdella viikolla kerrallaan, ei koskaan kerralla puolella vuodella
• jokainen osapuoli kokee rehellisesti tehneensä oman osuutensa
• kysymykseen "kuka tästä vastaa" tulee kolme eri vastausta

Viimeinen on selvin. Jos vastaus vaihtelee sen mukaan, keneltä kysyy, vetovastuuta ei ole vaan on osallistujia.

Mitä projektinvetäjä käytännössä tekee?

Työ on vähemmän glamouria kuin nimi antaa ymmärtää. Kolme asiaa vie suurimman osan ajasta: päätösten tekeminen näkyviksi, yksi ainoa lista avoimista asioista omistajineen ja päivämäärineen, ja huonojen uutisten kertominen ajoissa.

Kolmas on se, josta maksetaan. Sisäisellä vetäjällä on aina jokin muu suhde osapuoliin, ja se tekee ikävän viestin kertomisesta kalliimpaa hänelle itselleen. Ulkopuolinen voi sanoa aikaisemmin, että aikataulu ei pidä.

Tekninen osaaminen auttaa mutta ei ole ydin. Ydin on se, että joku pitää kokonaisuutta päässään silloinkin, kun jokainen osapuoli katsoo omaa siivuaan.

Milloin ulkopuolinen on parempi kuin oma rekrytointi?

Kolme tilannetta puoltaa ulkopuolista. Tarve on määräaikainen, eli projekti loppuu joskus eikä sen jälkeen ole roolia. Osapuolten välillä on jännitteitä, jolloin puolueettomuus on itsessään työkalu. Tai vetäjä tarvitaan nopeammin kuin rekrytointi ehtii tuottaa.

Vastaavasti oma rekrytointi on oikea ratkaisu, kun samanlaisia projekteja tulee jatkuvasti. Silloin ulkopuolinen vetäjä maksaa enemmän ja vie opit mukanaan lähtiessään.

Raja kulkee siinä, onko kyse toistuvasta kyvykkyydestä vai kertaluonteisesta tilanteesta.

Miten vetovastuu luovutetaan takaisin?

Luovutus suunnitellaan alussa, ei lopussa. Seuraava omistaja nimetään heti, ja hän istuu mukana päätöksissä koko ajan, vaikka ei niitä tekisikään.

Käytännössä siirto tapahtuu listan kautta: avoimet asiat siirtyvät hänen nimiinsä vähitellen, ei kerralla viimeisenä päivänä. Loppuraportti on huono luovutusväline, koska se kuvaa mennyttä eikä sitä, mikä on kesken.

Hyvin tehty luovutus näkyy siinä, ettei ulkopuoliselle tarvitse soittaa kolmen viikon päästä kysyäkseen, mistä jokin asia oli sovittu.

Miten projektin onnistuminen mitataan?

Aikataulussa ja budjetissa pysyminen ovat reunaehtoja, eivät tavoitteita. Projekti voi osua molempiin ja silti epäonnistua, jos se ratkaisi väärän ongelman huolellisesti.

Siksi kirjaan mittarin ennen aloitusta ja mieluiten yhtenä lauseena: mikä on se asia, joka on eri tavalla projektin jälkeen. Jos lausetta ei saa kirjoitettua, projektia ei kannata vielä aloittaa.

Kaksi lisämittaria auttaa matkan varrella. Kuinka nopeasti avoimet asiat sulkeutuvat sen jälkeen kun ne on nostettu esiin, ja kuinka moni päätös jouduttiin tekemään uudestaan. Jälkimmäinen kertoo, ettei päätöstä oltu tehty näkyväksi ensimmäisellä kerralla.